Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren. Das Tool Microsoft Teams wird innerhalb der Unternehmensgruppe Schmid konzernübergreifend als Kommunikationsplattform genutzt. Diese Datenschutzhinweise gelten daher unabhängig davon, welches Konzernunternehmen die Datenverarbeitung im konkreten Fall verantwortet.
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited bzw. der Microsoft Corporation, wobei letztere ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortliche für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist je nach Veranlasser die
Printus GmbHoder die
OTTO Office GmbH & Co KGHinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist Microsoft Corporation für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen.
Sie können Microsoft Teams auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Microsoft Teams-App eingeben.
Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Microsoft Teams finden.
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online- Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländernamen, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams – App abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Wir verwenden Microsoft Teams, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Microsoft Teams -App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei Microsoft Teams als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting- Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei der Hans R. Schmid Holding AG bzw. der Microsoft Corporation gespeichert werden.
Wenn Sie bei Microsoft Teams als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting- Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei der Hans R. Schmid Holding AG bzw. der Microsoft Corporation gespeichert werden.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters, der einen weit verbreiteten, hochverfügbaren, sicheren und performanten Dienst unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO anbietet.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings entsprechend den oben aufgeführten Gründen.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist. Darüber hinaus wird die Anwendung „Microsoft Teams“ von einer zentralen Konzerngesellschaft als Auftragsverarbeiter bereitgestellt, die wiederum den Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft geschlossen hat.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert. Ebenso kann in Einzelfällen – insbesondere bei einer Fernwartung – ein Zugriff von außerhalb der Europäischen Union erfolgen.
Für diese Fälle haben wir EU-Standardverträge (Standarddatenschutzklauseln) mit Microsoft abgeschlossen sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen (Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO).
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt aufnehmen:
Printus GmbH
Ludwig Kimmig-DeckOTTO Office GmbH & Co KG
Kontaktformular: https://www.dsextern.de/anfragenSofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (überwiegende berechtigte Interessen) erfolgt, steht es Ihnen jederzeit frei, der Nutzung unserer Kollaborationsplattform zu widersprechen. Es steht Ihnen jederzeit frei, eigene Alternativen zur Nutzung unserer Kollaborationsplattform vorzuschlagen oder in Abstimmung mit uns alternative technische Lösungen, zu wählen.
Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben.
Sie können uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.
Sie haben das Recht zu erfahren, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, welche personenbezogenen Daten dies ggf. sind, sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO.
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO geregelten Zwecke erforderlich ist.
Sie sind berechtigt, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 Buchst. a) bis d) DSGVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder zu erwirken, dass eine direkte Übermittlung durch uns geschieht, sofern dies technisch möglich ist. Dies soll immer dann gelten, wenn die Grundlage der Datenverarbeitung die Einwilligung oder ein Vertrag ist und die Daten automatisiert verarbeitet werden. Für nur in Papierform vorgehaltene Daten gilt dies demnach nicht. Sie können die Daten eigenständig in Ihrem Kundenkonto des Onlineshops herunterladen.
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
Sie haben ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.